Koszty uzyskania przychodu - co można zaliczyć w 2025?

Prawidłowe zaliczenie kosztów uzyskania przychodu to jeden z najważniejszych elementów optymalizacji podatkowej. W 2025 roku obowiązują nowe przepisy i interpretacje, które warto znać. Prezentujemy kompletny przewodnik po kosztach podatkowych.

Podstawowe zasady zaliczania kosztów

Koszt podatkowy musi spełniać kilka podstawowych warunków:

Warunki formalne

• Musi być poniesiony na uzyskanie, zachowanie lub utrzymanie przychodów
• Nie może być wymieniony w katalogu kosztów nieuznawanych
• Musi być udokumentowany prawidłowymi dokumentami
• Musi być poniesiony przez podatnika

Warunki merytoryczne

• Związek z działalnością gospodarczą
• Racjonalność ekonomiczna
• Zgodność z ogólnymi zasadami prawa
• Prawdopodobieństwo uzyskania przychodu

Katalog kosztów uzyskania przychodu

Koszty materiałów i surowców

• Materiały bezpośrednio wykorzystywane w produkcji
• Materiały biurowe i eksploatacyjne
• Paliwa i energia
• Części zamienne i materiały remontowe

Koszty osobowe

• Wynagrodzenia wraz z narzutami
• Składki na ubezpieczenia społeczne
• Szkolenia pracowników
• Delegacje służbowe
• Świadczenia socjalne (w określonych limitach)

Koszty usług obcych

• Usługi prawne i księgowe
• Usługi marketingowe i reklamowe
• Usługi transportowe
• Usługi informatyczne
• Konserwacja i naprawy

Koszty amortyzacji

• Amortyzacja środków trwałych
• Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych
• Leasing operacyjny
• Koszty finansowania leasingu

Koszty użytkowania samochodu

Jeden z najczęściej wykorzystywanych kosztów w firmach:

Samochód w firmie

• Paliwo - 100% kosztu (przy prowadzeniu ewidencji przebiegu)
• Ubezpieczenie - 100% kosztu
• Przeglądy i naprawy - 100% kosztu
• Amortyzacja - zgodnie z tabelą

Samochód prywatny używany do celów służbowych

• Ryczałt kilometrowy - 0,83 zł/km (2025)
• Ewidencja przebiegu obowiązkowa
• Dokumentowanie celów służbowych

Koszty reprezentacji i reklamy

Koszty reprezentacji

Limit: 0,2% przychodów, nie więcej niż 20 000 zł rocznie

• Posiłki dla kontrahentów
• Drobne upominki (do 200 zł)
• Koszty imprez firmowych

Koszty reklamy

Bez ograniczeń, ale muszą służyć celom reklamowym:

• Reklama w mediach
• Gadżety reklamowe
• Sponsoring (z ograniczeniami)
• Strony internetowe

Koszty podróży służbowych

Delegacje krajowe

• Diety - do 45 zł/doba (2025)
• Koszty noclegu - faktycznie poniesione
• Koszty przejazdu - faktycznie poniesione
• Pozostałe udokumentowane koszty

Delegacje zagraniczne

• Diety wg. rozporządzenia MSZ
• Koszty noclegu i przejazdów
• Koszty wyżywienia ponad dietę
• Koszty wizy i ubezpieczenia

Nowe interpretacje w 2025 roku

Home office

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej:

• Wyposażenie stanowiska domowego
• Dopłaty do rachunków za media
• Koszty internetu i telefonu
• Oprogramowanie i licencje

Koszty cyfryzacji

• Oprogramowanie księgowe
• Systemy CRM i ERP
• Bezpieczeństwo IT
• Szkolenia cyfrowe

Ekologia i ESG

• Inwestycje proekologiczne
• Certyfikaty środowiskowe
• Kompensacja śladu węglowego
• Audyty ESG

Koszty nieuznawane

Katalog kosztów, których nie można zaliczyć:

Podstawowe wykluczenia

• Podatek dochodowy
• Kary i grzywny
• Reprezentacja powyżej limitu
• 50% kosztów samochodów osobowych
• Darowizny (z wyjątkami)

Koszty osobiste przedsiębiorcy

• Wydatki prywatne
• Konsumpcja własna
• Ubezpieczenia osobiste
• Wydatki rodzinne

Dokumentowanie kosztów

Wymagane dokumenty

• Faktury VAT
• Rachunki i pokwitowania
• Umowy i protokoły
• Ewidencje i rejestry

Dodatkowa dokumentacja

• Protokoły odbioru
• Ewidencje przebiegu pojazdów
• Listy obecności na szkoleniach
• Dokumentacja celowości biznesowej

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Konsultant IT

Koszty, które może zaliczyć:

• Laptop i oprogramowanie - 100%
• Internet domowy - 50% (część biznesowa)
• Szkolenia IT - 100%
• Samochód (ryczałt km) - faktyczny przebieg służbowy

Przykład 2: Firma handlowa

Typowe koszty:

• Towar do sprzedaży - 100%
• Transport towarów - 100%
• Wynajem magazynu - 100%
• Posiłki dla pracowników - limit reprezentacji